MS Project: Calendários. Porquê usá-los.

Os calendários do Project são um dos principais recursos para que você monte adequadamente um planejamento para o seu projeto.

Iniciar/montar adequadamente o planejamento do projeto e principalmente usar corretamente os calendários e recursos do Project irá poupá-lo de muito retrabalho e aborrecimentos.

Ajuste o calendário para que ele reflita a situação real do projeto com relação a horários de trabalho, feriados, disponibilidade dos recursos não somente as férias da equipe, pois lembre-se de que o recurso corresponde a tudo que é necessário para a execução da tarefa, ou seja, pessoas, equipamentos, matéria prima e outros custos e despesas.

Entendendo os calendários na prática, vamos a um pequeno exemplo simples utilizando calendários.

Cenário: Suponha que você possui um recurso (trabalho) com disponibilidade das 09:00 as 11:00 nas segundas e quartas e uma atividade com 2 dias de duração que só pode ser executada das 08:00 as 10:00, pois será executada em um laboratório ou por algum outro motivo restritivo.

Para montar este planejamento no Project é simples. Você precisará criar alguns calendários para o recurso e para a tarefa e o restante será calculado/montado pelo Project.

Calendários a serem criados:

Cal 08-10 – calendário com jornada de trabalho das 08:00 as 10:00 exceto sábado e domingo que são dias de folga.

Cal 09-11 – calendário com jornada de trabalho das 09:00 as 11:00 exceto sábado e domingo que são dias de folga.

No Project você irá criar a tarefa e atribuir o calendário “Cal 08-10”, pois desta forma garantirá a restrição de horário específica para a tarefa. O Project só irá considerar como possibilidade de trabalho nesta tarefa dentro do que foi estabelecido no calendário “Cal 08-10”.

Depois crie o recurso que irá executar a tarefa e atribua o calendário “Cal 09-11” ao recurso.

Retorne a tarefa e associe o recurso criado para a tarefa.

Você verá que o Project apesar da tarefa ter 2 dias de duração ela será distribuída ao longo de 16 dias, pois a tarefa somente poderá ser executada 1 horas por dia.

O Project possui 3 calendários: projeto, recurso e da tarefa.

Aí vem a pergunta ... o que devo registrar em cada calendário?

No calendário do projeto, certamente os feriados, períodos de recesso e tudo que se aplicar ao projeto como um todo.

No calendário do recurso, caso seja um profissional deverão estar marcadas as férias, seu turno de trabalho e ausências programadas, etc. Tudo que for relativo ao recurso especificamente. Se o recurso é um equipamento, as manutenções programadas e paradas deverão estar lançados.

E no calendário da tarefa o turno de trabalho que a mesma pode ser executada.

A figura abaixo irá ajudar a entender como tudo funciona e porquê os calendários são importantes.

A tarefa pode ser executada segundas e quintas, já o recurso pode trabalhar nas segundas, quartas e sextas. Com isso, a tarefa só poderá ser executada as segundas, pois é quando existe coincidência de janelas de trabalho.

Para que uma atividade seja executada deverá existir ao menos uma janela de trabalho possível nos calendários utilizados no planejamento.